W praktyce oznacza to, że sprzedaż na rzecz:

• osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
• rolników ryczałtowych,

co do zasady podlega ewidencjonowaniu na kasie.

Inaczej wygląda sprzedaż na rzecz przedsiębiorców, spółek czy innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą. W takim przypadku sprzedaż jest co do zasady dokumentowana fakturą, a nie paragonem fiskalnym

Pomijamy tu kwestię faktur uproszczonych z NIP, potocznie zwanych „paragonami z NIP” – funkcjonują do 31.12.2026 r..

Trzeba jednak pamiętać, że sam fakt sprzedaży osobie fizycznej nie zawsze oznacza konieczność stosowania kasy. Ustawa o VAT oraz rozporządzenie Ministra Finansów przewidują bowiem zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania.

Kasy fiskalne – limit 20 000 zł? Kiedy można korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej?

Jednym z najważniejszych zwolnień jest limit wartości sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.

Zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia zwolnienie obejmuje podatników, u których wartość takiej sprzedaży w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyła 20 000 zł.

Jeżeli podatnik rozpoczął sprzedaż na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych w poprzednim roku, limit ustala się proporcjonalnie do okresu wykonywania tych czynności.

Z kolei podatnik rozpoczynający taką sprzedaż w trakcie bieżącego roku może korzystać ze zwolnienia, jeżeli przewidywana wartość sprzedaży, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku, nie przekroczy 20 000 zł – zgodnie z § 3 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia.

Kasy fiskalne – jak liczyć limit 20 000 zł obrotu do obowiązkuj?

Przy ustalaniu wartości sprzedaży na potrzeby tego zwolnienia należy pamiętać o zasadzie określonej w § 3 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia – przy obliczaniu wartości sprzedaży nie uwzględnia się należnego podatku VAT.

Oznacza to, że w przypadku podatnika VAT limit ustala się na podstawie wartości sprzedaży bez należnego VAT.

Do limitu nie wlicza się natomiast sprzedaży, która nie jest sprzedażą na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych.

Sprzedaż na rzecz innych przedsiębiorców, dokumentowana fakturami, nie zwiększa limitu sprzedaży konsumenckiej decydującego o obowiązku stosowania kasy.

Limit obowiązku kasy fiskalnej dla przedsiębiorcy

Przepisy przewidują proporcjonalne ustalenie limitu dla podatników, którzy rozpoczęli sprzedaż na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych w trakcie roku.

Przykład 1 – rozpoczęcie działalności w poprzednim roku

Przedsiębiorca rozpoczął działalność 3 czerwca 2025 r. i w 2025 r. rozpoczął również sprzedaż na rzecz osób fizycznych. Okres prowadzenia działalności od 3 czerwca do 31 grudnia 2025 r. obejmuje 212 dni.

Proporcjonalny limit wynosi: 20 000 zł ÷ 365 dni × 212 dni = 11 616,44 zł

Jeżeli przedsiębiorca przekroczyłby obowiązujący go limit, utraciłby zwolnienie na zasadach określonych w § 5 rozporządzenia.

Jeżeli natomiast w 2025 r. nie przekroczył odpowiedniego limitu, w 2026 r. może korzystać ze zwolnienia na zasadach przewidzianych dla podatników kontynuujących sprzedaż.

Przykład 2 – rozpoczęcie działalności 26 września 2026 r.

Przedsiębiorca rozpoczął sprzedaż na rzecz osób fizycznych 26 września 2026 r. Od 26 września do 31 grudnia 2026 r. przypada 97 dni.

Proporcjonalny limit wynosi: 20 000 zł ÷ 365 dni × 97 dni = 5 315,07 zł

Jeżeli wartość sprzedaży przekroczy ten limit, podatnik utraci zwolnienie zgodnie z zasadami określonymi w § 5 rozporządzenia.

Warto zwrócić uwagę, że w takich przypadkach nie należy automatycznie przenosić wyliczonego limitu na kolejny rok.

W 2027 r. sposób ustalania prawa do zwolnienia trzeba oceniać na podstawie sprzedaży z poprzedniego roku oraz aktualnych warunków określonych w rozporządzeniu.

Przykład 3 – przedsiębiorca działający przez cały poprzedni rok

Przedsiębiorca prowadził działalność przez cały 2026 r. i osiągnął w tym okresie sprzedaż na rzecz osób fizycznych oraz rolników ryczałtowych w wysokości 18 000 zł.

Jeżeli nie występują inne okoliczności wyłączające zwolnienie, w 2027 r. może korzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania na podstawie limitu 20 000 zł.

Jeżeli jednak w 2027 r. przekroczy limit, zwolnienie utraci moc na zasadach określonych w § 5 rozporządzenia.

Nie tylko limit sprzedaży– istnieją także inne zwolnienia z kasy fiskalnej

Limit 20 000 zł nie jest jedynym rozwiązaniem przewidzianym w przepisach.

§ 2 oraz § 3 rozporządzenia przewidują również zwolnienia związane z rodzajem wykonywanych czynności.

Jednym z nich jest zwolnienie dotyczące określonych towarów i usług wymienionych w załączniku do rozporządzenia.

Istotne znaczenie ma także § 3 ust. 1 pkt 3, który przewiduje zwolnienie w przypadku podatników wykonujących określone czynności wymienione w części I załącznika, jeżeli udział sprzedaży z tytułu tych czynności w całkowitej sprzedaży na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych był w poprzednim roku wyższy niż 80%.

Wśród czynności objętych załącznikiem znajdują się między innymi określone:

• • usługi związane z rolnictwem
• • dostawy energii elektrycznej
• dostawy gazu,
• dostawy wody,
• usługi związane ze zbieraniem odpadów,
• usługi telekomunikacyjne
• niektóre usługi związane z zakwaterowaniem,
• usługi notarialne,
• niektóre umowy najmu, podnajmu i dzierżawy na cele mieszkaniowe.

Jest to jednak tylko część czynności wymienionych w załączniku. Możliwość zastosowania zwolnienia zawsze należy sprawdzić w odniesieniu do konkretnej sprzedaży i warunków określonych w rozporządzeniu.

Sprzedaż niektórych towarów i usług nie obejmuje zwolnienie z kasy fiskalnej!!!

Szczególnej uwagi wymaga § 4 rozporządzenia. Przepis ten określa towary i usługi, w przypadku których zwolnień przewidzianych w § 2 i § 3 nie stosuje się.

Oznacza to, że przedsiębiorca może być zobowiązany do ewidencjonowania sprzedaży na kasie od pierwszej sprzedaży, nawet jeżeli jego obrót na rzecz osób fizycznych nie przekroczył 20 000 zł.

Przykładowe towary objęte obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących

§ 4 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia obejmuje między innymi dostawę:

• gazu płynnego,
• sprzedaż części do silników i silników do napędu pojazdów i motocykli;
• nadwozi do pojazdów silnikowych, przyczep i naczep;
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych;
• komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol;
• • wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów itd.;
• wyrobów optycznych;
• paliw silnikowych i dodatków do nich;
• wyrobów tytoniowych i alkoholowych;
• perfum i wód toaletowych;
• sprzedaż usług taksówkowych;
• usług prawniczych;
• usług doradztwa podatkowego;
• usług gastronomicznych;
• fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych.

W przypadku tych czynności nie można więc zakładać, że limit 20 000 zł automatycznie zwalnia z obowiązku stosowania kasy.

Jaki mam termin rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej po przekroczeniu limitu 20 000 zł?

Samo przekroczenie limitu nie oznacza, że przedsiębiorca musi rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży dokładnie następnego dnia.

Terminy utraty zwolnienia określa § 5 rozporządzenia.

W przypadku zwolnienia z § 3 ust. 1 pkt 1 traci ono moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym wartość sprzedaży przekroczyła 20 000 zł.

Przykładowo, jeżeli podatnik przekroczył limit w maju, okres dwóch kolejnych miesięcy obejmuje czerwiec i lipiec, a obowiązek ewidencjonowania powstaje po tym okresie, zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia.