Ministerstwo Finansów potwierdziło termin wejścia w życie systemu KSeF. Rewolucja dla przedsiębiorców.
Ministerstwo Finansów potwierdziło wejście w życie, a także terminy obowiązywania Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Na aktualnym (w dniu opublikowania niniejszego wpisu) posiedzeniu Sejmu trwają prace nad nowelizacją ustawy o VAT w zakresie dotyczącym KSeF. Najprawdopodobniej zamknięcie całości prac legislacyjnych nastąpi do końca lipca 2025 r.
Czy KSeF będzie obowiązywał wszystkich przedsiębiorców?
Zacznijmy od tego, że przepisy o KSeF (nazywanym obecnie KSeF 2.0) zostały uchwalone już znacznie wcześniej, zaś pierwotnie Krajowy System e-Faktur miał zacząć obowiązywać od 1 lipca 2024 roku.
W związku z problemami technicznymi po stronie infrastruktury informatycznej mającej obsługiwać KSeF, 10 czerwca 2024 r. została opublikowana nowelizacja ustawy o VAT, która przesunęła obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 r. oraz 1 kwietnia 2026 r.
Aktualnie potocznie nazywa się Krajowy System e-Faktur w wersji, która ma wejść od 1 lutego 2026 r., a także 1 kwietnia 2026 r., jako KSeF 2.0, ze względu na znaczne zmiany dokonane w założeniach tego Systemu.
W aktualnym stanie procedowanych przez Sejm nowelizacji dotyczących KSeF obejmie on (w brew niektórych opinii i zapowiedzi) praktycznie wszystkich przedsiębiorców. Z jakiego powodu? Wyjaśniamy w dalszej części wpisu.
Jaki jest termin obowiązkowego „wejścia” w KSeF przez przedsiębiorców?
W aktualnym stanie są trzy terminy obowiązkowego „wejścia” przedsiębiorców w KSeF:
- 1 lutego 2026 r. – termin ten dotyczy, dużych podatników, których wartość sprzedaży VAT w 2024 r. przekroczyła brutto 200 mln. zł.
- 1 kwietnia 2026 r. – wszyscy pozostali podatnicy, w tym tylko odbierający faktury z KSeF.
- 1 stycznia 2027 r. – Mikroprzedsiębiorcy.
W założeniach KSeF 1.0 obowiązek „wejścia” w KSeF dotyczył pierwotnie jedynie podatników VAT. W aktualnym stanie przepisów KSeF 2.0 obowiązek ten będzie dotyczył wszystkich, którzy również z KSeF będą musieli odebrać faktury z KSeF.
Dlaczego pomimo obowiązku wejścia w KSeF dla mniejszych firm od 1 kwietnia 2026 r., będą one musiały „wejść” w KSeF już od 1 lutego 2026 r.? Odpowiedź: dlatego, że 1 lutego 2026 r. wejdą w obowiązkowy KSeF duże firmy.
Aby odebrać fakturę od takich dostawców, jak: zakłady energetyczne, więksi dostawcy paliw, firmy telekomunikacyjne itp., przedsiębiorca będzie musiał ściągnąć ich faktury z KSeF, wersji faktury w formie papierowej lub e-mailem już nie otrzyma.
Ponadto podstawą do odliczenia VAT będzie wysłanie faktury do KSeF przez sprzedawcę, zaś datą otrzymania przez nabywcę, będzie data zarejestrowania w KSeF, a podstawowym numerem, numer nadany przez KSeF.
Co z tego, iż przedsiębiorca może wejść w obowiązkowy KSeF dopiero od 1 kwietnia 2025 r., gdy jego dostawcy wejdą w KSef od 1 lutego 2026 r. i będzie musiał zarejestrować się do KSeF, żeby odebrać sobie fakturę?
W przeciwnym wypadku ani nie odliczy sobie od niej VAT, ani nie ujmie jej w kosztach firmy.
Jakich przedsiębiorców dotyczy przesunięcie terminu obowiązkowego KSeF do 1 stycznia 2027 r.? Jak rozumieć w tym przypadku pojęcie „Mikroprzedsiębiorca”?
Nowelizacja ustawy o VAT w części dotyczącej KSeF zawiera jeden ciekawy wyjątek od reguły.
Mianowicie przedsiębiorcy, którzy nie przekroczą miesięcznie wartości sprzedaży w wysokości brutto 10.000 PLN, będą mogli „wejść” w obowiązkowy KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r. Gdzie tu jest „haczyk”?
Otóż zwolnienie to dotyczy przedsiębiorców nie tylko tych, których wartość sprzedaży nie przekracza brutto 10 tyś. PLN miesięcznie. Muszą spełnić jeszcze jeden warunek.
Faktury wystawiane przez takiego przedsiębiorcę nie mogą (każda z wystawionych) przekroczyć brutto wartości 450 zł.
W związku z tym, jeśli taki przedsiębiorca nie przekracza obrotu brutto miesięcznie 10 tyś. PLN, lecz wystawi chociaż jedną fakturę na brutto… 451 PLN, a tym bardziej na wyższą kwotę, już przesunięcie terminu na wejście w KSeF od 1 stycznia 2027 r. go nie dotyczy.
Jakie inne zmiany dla przedsiębiorców zawiera KSeF 2.0 w stosunku do założeń KSeF w wersji 1.0?
Taką istotną zmianą jest zastąpienie obecnie obowiązujących tokenów, służących do logowania się z systemem KSeF ze strony posiadanego oprogramowania komputerowego przez przedsiębiorcę.
Aktualnie logowanie się do KSeF możliwe jest za pomocą odpowiednich tokenów, uzyskiwanych przy rejestracji podatnika w KSeF.
Od 1 listopada 2025 r. będzie możliwość wygenerowana i pozyskania certyfikatów wystawców faktur, którym podatnik będzie się identyfikował logując się do KSeF.
Od 1 lutego będą równolegle funkcjonować zarówno tokeny, jak i certyfikaty. Natomiast po 31 grudnia 2026 r. będzie możliwość używania jedynie certyfikatów.
Czy są jakieś zmiany w KSeF 2.0, w stosunku do KSeF 1.0 na korzyść przedsiębiorców?
Pierwszą korzyścią jest możliwość decyzji podatnika i dobrowolność w kwestii przesyłania do KSeF lub nieprzesyłania faktur wystawionych na rzecz osób fizycznych. Dotyczy to także faktur VAT RR.
W pierwotnej wersji KSeF (1.0) był obligatoryjny nakaz nieprzesyłania takich faktur do systemu KSeF.
Do 31 grudnia 2026 r. nie będzie kar dla podatników za błędy w fakturowaniu na zasadzie KSeF, a także co kra dotyczących przestrzegania zasad i obowiązków KSeF.
Także do 31 grudnia 2026 r. będzie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących. Faktury te w związku z tym nie będą przesyłane do KSeF (stosują je między innymi stacje paliw).
Na dodatek do 31 grudnia 2026 r. brak będzie obowiązku podawania numeru faktury uzyskanego w KSeF przy płatnościach. Dotyczy to także płatności realizowanych na zasadzie MPP. Obowiązek taki będzie od 1 stycznia 2027 r.
BDK Consulting Sp. z o.o., profesjonalna księgowość, tak jak rozliczenia podatkowe dla spółek i przedsiębiorców z JDG.
BDK Consulting Sp. z o.o. jest w rzeczywistości biurem rachunkowym. Świadczymy profesjonalne, terminowe, dedykowane usługi rachunkowości i księgowości dla spółek z o.o., spółek akcyjnych, prowadzących tak zwaną pełną księgowość.
Oczywiście świadczymy także kompleksowe, dedykowane usługi księgowe dla spółek osobowych, tak jak przedsiębiorców prowadzących JDG, jednocześnie prowadzącymi uproszczone formy księgowości (ryczałt, księga przychodów i rozchodów – KPiR).
Nasze biuro rachunkowe oferuje także usługi rozliczeń podatkowych, a także usługi outsourcingu w zakresie prowadzenie kadr, płac, tak jak rozliczeń z ZUS.
Biuro rachunkowe BDK Consulting działa w Warszawie, świadcząc usługi księgowe firmom w dzielnicach Warszawy: Praga Południe, Praga Północ, Targówek, Białołęka, a także Bielany, Żoliborz, podobnie Bemowo.
Podobnie, nasze biuro rachunkowe świadczy profesjonalne, kompleksowe usługi księgowe spółkom i przedsiębiorcom z Legionowa, Serocka.
Na dodatek obsługujemy księgowo i podatkowo spółki kapitałowe i przedsiębiorców z Pułtuska, Ciechanowa, dalej z Makowa Mazowieckiego, a nawet z Nowego Dworu Mazowieckiego.